N2F : c’est le nom de l’application adoptée depuis le début de l’année par le négoce Groupe Bernard pour traiter les notes de frais, et qui est en cours de déploiement. Une appli que sa DRH, Vanessa Ebeyer, a découvert sur le salon Solutions RH qui se tient annuellement à Lyon (les 18 et 19 novembre prochains) et à Paris (en mars dernier).

Cet outil permet de dématérialiser les notes de frais grâce à un scan intelligent qui reconnaît les éléments de la note de frais photographiée avec le smartphone. Avec à la clé, un quadruple gain : en temps, en fiabilité, en argent et en terme d’environnement, avec la fin du papier à imprimer et archiver.

Tout type de frais traité

« Au lieu de passer trois à quatre jours par mois pour traiter les notes de frais, je ne passe plus que 4 heures », affirme Vanessa Ebeyer. Point non négligeable à relever : le gain de temps est effectif aussi bien pour les utilisateurs que pour les administratifs.

Après une période de test de trois mois avec six utilisateurs aux fonctions différentes, cette appli a été diffusée auprès des équipes terrain, des responsables de site, de l’encadrement, des administratifs. Elle va être prochainement accessible aux chauffeurs. Tout type de frais peut passer par cette appli à l’image des achats de matériel ou d’équipements.

Édition de divers états pour l’Urssaf

« À ce jour, 115 collaborateurs l’utilisent sur les 258 que compte le groupe Bernard. Même les plus réticents à l’usage de l’informatique, y trouvent un intérêt. »

Comme N2F a reçu l’agrément pour que son archivage électronique soit reconnu à valeur probante, les originaux des notes de frais ne sont pas requis. En outre, toute une panoplie de fonctions s’offre à la gestion administrative. « Je peux sortir différents états pour l’Urssaf avec des tris par catégories, repas, clients invités, etc. », relate Vanessa Ebeyer, conquise à juste titre par sa découverte.

L’appli en images

Voici en images, le déroulement de l’utilisation de l’appli N2F.

Après avoir cliqué sur l’icône de l’appli, un premier écran permet la prise photo de la note de frais.

Une fois, la photo prise, on valide.

Puis un écran invite à choisir la catégorie de dépenses.

L’exemple ici concerne le repas de midi. Toutes les informations scannées sont remontées automatiquement : date, TVA. L’utilisateur peut les vérifier et les corriger si nécessaire. Il peut aussi indiquer s’il a invité un collègue ; les plafonds de remboursement sont alors automatiquement recalculés.

Les plafonds instaurés pour les dépenses s’appliquent en effet automatiquement. Ainsi, l’utilisateur connaît exactement le montant des remboursements dont il peut vérifier la progression. Sur cet écran, la note de frais d’août a été vérifiée et sera réglée d’ici le 15 septembre. Une enveloppe est créée sur l’appli pour chaque mois afin de recevoir les notes de frais scannées et est envoyée en fin de mois.

Hélène Laurandel