La gestion externalisée des visites médicales chez Euralis, un succès

« 95 % des collaborateurs de notre organisation sont à jour de leur visite médicale », souligne Xavier Berhonde, directeur QHSE du pôle agricole d’Euralis, groupe coopératif basé dans le Sud-Ouest. Et si on ajoute les avis d’aptitude qui sont à venir, c’est quasiment tout le personnel du pôle agricole qui est à jour de sa consultation obligatoire par les services de santé au travail.

Ce résultat était loin d’être évident à atteindre il y a plus de trois ans avant que la gestion des visites médicales ne soit confiée au groupe Ayming, dont l’offre de services peut répondre notamment au besoin d’externalisation de certaines missions liées à l’administration du personnel.

Mode projet en 2020, mode run depuis 2021

La gestion de ce dossier au niveau du pôle agricole était auparavant décentralisée pour couvrir les nombreux sites maillant le territoire de la coopérative, avec sept caisses de la MSA impliquées. Mais il manquait une visibilité d’ensemble. Les départs en retraite de certains référents internes sur ce dossier, la nouvelle loi santé au travail qui se profilait et qui a été votée en août 2021, les changements de périmètre avec le choix du conseil à l’utilisation des produits phytopharmaceutiques, la mise en place de la RGPD… Tous ces éléments ont poussé à une réflexion sur le sujet.

C’est ainsi qu’un projet a été lancé autour de la gestion des visites médicales en 2020 avec Ayming qui assurait déjà, depuis 2018, d’autres prestations pour Euralis comme l’externalisation des déclarations d’accidents du travail. À partir de 2021, le mode « run » est enclenché après avoir reconstitué tout l’historique, être reparti sur des données exhaustives et avoir connecté tous les systèmes d’information ensemble.

Un point mensuel est réalisé

Désormais, « un état des lieux est régulièrement réalisé lors de points mensuels d’une heure entre un référent du pôle agricole et Ayming. Et un comité de pilotage se réunit chaque trimestre », relate Xavier Berhonde qui pilotait le projet. Ce suivi permet, comme le précise Laurent Teysseyre, DRH du pôle agricole, « de détecter tout signal et de déclencher alors un processus d’entretiens avec le service RH ».

La gestion des visites médicales du travail est devenue plus complexe avec la mise en place de périodicités différentes selon les risques auxquels sont exposés les salariés, ou encore l’ajout de visites à mi et fin de carrière par la loi santé de 2021. Et ce, dans un contexte de carence en médecins du travail.

Du temps libéré pour la prévention

D’autres périmètres du groupe coopératif ont intégré le projet en 2022 (Euralis Holding, Lidea France), venant augmenter le nombre de surveillance médicale à planifier sur le site de Lescar, qui regroupe les fonctions supports et les activités industrielles du pôle agricole et de Lidea. Un bureau est mis à disposition du service Santé au travail au siège social pour accueillir médecins du travail, infirmiers et salariés. En coordination avec Ayming, la MSA Sud-Aquitaine y propose des journées entières de vacation.

Cette nouvelle organisation avec Ayming permet donc à l’entreprise de déléguer la partie administrative concernant la gestion des suivis médicaux des salariés, tout en traitant le sujet avec exigence. « Ayming gère l’organisation des visites médicales avec les sept caisses de la MSA, lance les convocations avec copie aux managers, réceptionne les attestations, nous restitue les avis d’aptitude et signale tout problème », détaille Xavier Berhonde. Ce partenariat permet aussi à Euralis d’avoir accès dorénavant à un ensemble d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs fournis par Ayming afin de piloter plus efficacement le suivi des salariés.

Des managers responsabilisés

« Cette délégation des tâches administratives permet de libérer du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée. Nos équipes RH peuvent ainsi renforcer leurs actions de prévention, ajoute Laurent Teysseyre. Et cette externalisation a un certain coût. Les managers sont alors responsabilisés pour faire respecter les créneaux horaires des visites, d’autant qu’Ayming peut sortir des statistiques par manager. »

Toute reprogrammation d’une visite représente en effet un coût supplémentaire. Et, finalement, le taux de « no-show » est aujourd’hui parmi les plus bas du panel Ayming d’après les indicateurs fournis.