Valfrance digitalise ses process

Valfrance développe depuis plus de trois ans l’outil digital Datizy qui permet d’enregistrer facilement les données de terrain sur les 30 sites de la coopérative, tous ICPE (installations classées pour la protection de l’environnement). « Nous avons beaucoup de contrôles, notamment lors de la moisson, informe Simon Verger (photo en médaillon), directeur du pôle aval. Nous devons donc enregistrer un nombre important de données pour répondre à la réglementation. »

Auparavant, tout se faisait manuellement au bureau, sur papier et sur tableau Excel, ce qui était gourmand en temps pour les équipes. Les enregistrements n’étaient pas toujours bien faits et cela constituait une source de stress lors des contrôles de l’Administration. Mais grâce à la plateforme collaborative Datizy, fini ces tâches répétitives et rébarbatives.

Des rappels pour les contrôles

Avec un smartphone, l’opérateur fait sa ronde au sein du site, scanne les QR codes apposés sur les installations à contrôler (moteurs, cases à engrais, fosses de réception, ventilateurs, tours de travail, boisseaux, compteur à eau, outils de mesures, abords des silos…). Il accède automatiquement à un formulaire de tâches qu’il remplit en temps réel. Il peut y ajouter des photos. « Le manager crée en amont des questionnaires et des tableaux de bord personnalisables en quelques clics, précise Simon Verger. Chaque QR code généré est rattaché à une zone particulière sur un site donné. »

« Cela facilite l’accès aux différents enregistrements, confirme David Dion, responsable du site d’Oissery (Seine-et-Marne) où se trouvent plus de 250 QR codes. Nous sommes aussi plus sereins car nous avons des rappels pour les contrôles à réaliser. » Autres avantages : organisation des tâches simplifiée, identification rapide des erreurs et anomalies, gain d’efficacité, performance des équipes optimisée, meilleure attractivité du métier…

Déléguer aux saisonniers

« Avec Datizy, nous avons augmenté de 80 % la productivité des rondes, se félicite le directeur du pôle aval. Nous avons aussi 10 % de pannes en moins grâce aux contrôles anticipés. » Il y voit un autre intérêt : « Nous demandons aux équipes d’être polyvalentes, certains personnels sont affectés sur plusieurs sites. Avec Datizy, chacun peut réaliser les opérations sans connaître précisément chaque site. Durant la moisson, nous pouvons ainsi déléguer les rondes aux saisonniers et les permanents peuvent se concentrer sur d’autres tâches. » Lorsque l’Administration vient sur place, « nous sommes en mesure de prouver en deux clics tous les contrôles faits, appuie également Simon Verger. De ce fait, nous sommes moins en conflit avec les contrôleurs. C’est aussi un plus pour la traçabilité dans le cadre des audits (Iso, RSE, clients meuniers ou malteurs…). »

La solution Datizy est évolutive et Valfrance envisage de développer d’autres modules en plus de celui de la gestion des rondes, comme la gestion des interventions de maintenance des sites à la suite des anomalies constatées, la gestion documentaire et la gestion des consommables. L’idée est qu’il y ait une interconnexion entre les outils.