Facture électronique : être prêt pour les échéances

«C’est un coup de tonnerre. » C’est ainsi qu’est perçu le communiqué du 15 octobre dernier de la DGFIP faisant comprendre que le portail public de facturation (PPF) ne gérera pas la transmission de factures électroniques comme il était annoncé jusque-là (lire encadré ci-dessous). Alors que les échéances ont été confirmées dans le même temps. Pour rappel, la loi de finances rectificative de 2022 a prévu de généraliser la facture dématérialisée à l’ensemble des flux de factures entre les assujettis à la TVA en France. Ce type de facture était déjà obligatoire depuis 2020 pour les entreprises ayant des contrats avec la sphère publique.

Les structures concernées ont moins de deux ans pour se préparer à la première échéance : l’obligation de réception de toute facture dématérialisée à partir du 1^er septembre 2026. Quant à l’obligation d’émission de factures électroniques en BtoB en France (le e-invoicing) et du e-reporting (pour les ventes BtoB hors France et les ventes BtoC), elle entre en vigueur à cette même date pour les grandes entreprises et les ETI, et au 1^er septembre 2027 pour les PME et micro­entreprises, dont les agriculteurs. Et une phase pilote devrait démarrer au premier trimestre 2025.

Des entreprises ont déjà pris la situation en main et certaines avaient entamé la phase de diagnostic, première des étapes clés déclinées ci-dessous, avant que les échéances ne soient reculées il y a un an, les incitant à faire une pause. Et à ce jour, par exemple au cabinet Ulimi conseil, « après un démarrage fin 2022, nous recommençons à conduire des missions d’accompagnement de mise en œuvre de la facture électronique chez de grandes coopératives ou des entreprises agroalimentaires », annonce Gil Sandillon, un des associés fondateurs.

1 RÉALISER UN DIAGNOSTIC

Cette première phase passe par l’identification et la cartographie des flux et aussi l’analyse essentielle du système d’information (ERP). Combien de factures d’achats et de ventes, comment sont-elles traitées, quel logiciel… ? « Et qui valide, qui vérifie, qui les envoie ? », complète Amélie Frezier, de Cecurity.com, spécialisée dans la dématérialisation et l’archivage, lors d’une conférence organisée avec l’éditeur Kerhis au Space. De son côté, Gil Sandillon souligne « la difficulté de faire le tri entre les opérations relevant du e-invoicing ou du e-reporting et de les mettre dans les bons tiroirs ». Aussi, il s’agit de vérifier si les flux sont bien qualifiés en regard du code des impôts et de la TVA et de trier toutes les factures pour se préparer à reproduire ce tri automatiquement grâce à une codification.

2 CRÉER UNE ÉQUIPE DÉDIÉE

Une équipe dédiée est ensuite à mettre sur pied « avec au moins un représentant de tous les départements de l’entreprise impliqués », avance Amélie Frezier. Un sujet qui concerne les directions achats et ventes, financières, informatique, et les services comptable et fiscalité.

3 CHOISIR SA PLATEFORME

Afin de pouvoir transmettre les factures électroniques, les opérateurs vont devoir choisir une plateforme numérique parmi les 73 plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) qui ont été immatriculées de manière temporaire (liste sur impots.gouv.fr, onglet Partenaire) et qui sont des plateformes privées, donc payantes, contrairement au PPF. La coopérative ou le négoce devra s’assurer que la plateforme choisie traite, entre autres, les cas d’usage en agriculture (autofacturation, acompte…). Le PPF, quant à lui, va être réservé à l’annuaire des entreprises (destinatrices des factures), qui fournira les informations permettant les échanges entre plateformes, ainsi qu’à la concentration des mentions obligatoires extraites des factures et au e-reporting pour l’administration fiscale.

Quant au format à adopter pour la facture électronique, le PDF classique n’est plus possible. « En France, on admet un format mixte : le format Factur-X, qui est un PDF avec un XML embarqué, version interprétable par des systèmes d’information », avance Amélie Frezier. Deux autres formats sont aussi autorisés : CII et UBL. De son côté, Agro EDI Europe a fait tout un travail d’adaptation du format Edifact utilisé notamment dans le secteur agricole (lire ci-contre).