4 clés pour bien gérer une réunion en visio

1. Proposer un timing précis et le respecter. Les rencontres virtuelles ont pour objectif de faire gagner du temps à tous les participants en supprimant les déplacements. Pour rester sur cette logique, le créneau imparti à la réunion doit être défini à l’avance et respecté. Idéalement, je conseille à l’organisateur d’annoncer une durée qui attire l’attention en étant peu commune : 50 minutes par exemple. Cela interpelle les participants qui mémoriseront mieux le créneau imparti. La gestion du temps suit la loi de Parkinson : « Une tâche nécessite toujours tout le temps dont on dispose pour l’effectuer. » Ainsi, il est possible de faire en 50 mn ce qu’on aurait fait en 1 h 15. Je suggère de ne jamais dépasser une heure, car au-delà, il est difficile de conserver l’attention de chacun. Si la réunion doit durer plus longtemps en raison de nombreux points à l’ordre du jour, l’organisateur peut instaurer une pause à mi-parcours pour relancer l’attention à la reprise. Évitez les questions diverses, car elles sont souvent sources de débordements.

2. Communiquer un ordre du jour détaillé par mail en amont. Afin d’aller droit au but et d’éviter de se perdre en discussions inutiles, l’organisateur devrait communiquer un ordre du jour précis par courriel à tous les participants avant la réunion. Un court moment de convivialité pour échanger quelques nouvelles au début et à la fin de la réunion peut être prévu, mais ce temps doit également être notifié à l’ordre du jour. L’objectif de la réunion doit être clairement défini : informer, communiquer de nouvelles informations concernant la stratégie de l’entreprise, résoudre un problème, prendre une décision. Les interventions de chacun doivent également être préparées à l’avance. Je conseille de limiter le nombre de participants afin que chacun puisse s’exprimer. Il est également judicieux d’avoir des moments d’échange en petits groupes de deux à trois personnes, pour faire émerger des idées. Partager un diaporama à l’écran uniquement au moment où cela est nécessaire, car l’afficher à l’écran trop tôt risque de perdre l’attention de l’auditoire, qui peut être facilement distrait. Couper ce partage dès qu’il n’est plus nécessaire pour la suite des discussions.

3. Répartir les tâches. Pour une réunion à distance, l’idéal est de répartir les responsabilités entre trois personnes, ceux que j’appelle l’animateur, le gardien, et le rapporteur. Cela évite de mettre toute la pression de l’organisation sur une seule personne et en implique deux autres. Annoncer clairement ce type de fonctionnement et les personnes qui ont ces rôles. Le gardien doit s’assurer que la réunion reste dans les délais impartis et couper court lorsqu’une discussion s’éternise sur un point particulier. Le rapporteur synthétise ce qui a été dit à la fin des échanges. L’animateur doit veiller à poser des questions ouvertes, auxquelles les participants ne peuvent pas répondre par oui ou non, afin de susciter davantage les idées. Encourager la participation des introvertis, ceux qui ont du mal à s’exprimer, tout en veillant à modérer les extravertis, qui ont tendance à monopoliser le débat. Conclure sur un plan d’action, en définissant clairement qui fait quoi et quand. Envoyez un courriel récapitulatif qui résume les décisions prises et le plan d’action.

4. Disposer d’outils de bonne qualité. Sur le plan pratique, la caméra de l’ordinateur de chaque participant doit être allumée pour que chacun se sente réellement « présent ». La source de lumière doit être derrière l’écran et non devant, car cela crée un contre-jour qui rend la personne moins visible. Les micros doivent être coupés si le nombre de participants est élevé. Dans ce cas, les participants pourront poser des questions grâce au chat. Les notifications doivent être désactivées pour limiter les distractions. Les micros des ordinateurs portables doivent être de bonne qualité pour éviter les échos. En ce qui concerne les logiciels, Zoom est selon moi le plus pratique, tandis que Teams est plus lourd. Cependant, les deux sont de bons outils qui ont fait leurs preuves pendant les périodes de confinement.