1. Proposer un timing précis et le respecter. Les rencontres virtuelles ont pour objectif de faire gagner du temps à tous les participants en supprimant les déplacements. Pour rester sur cette logique, le créneau imparti à la réunion doit être défini à l’avance et respecté. Idéalement, je conseille à l’organisateur d’annoncer une durée qui attire l’attention en étant peu commune : 50 minutes par exemple. Cela interpelle les participants qui mémoriseront mieux le créneau imparti. La gestion du temps suit la loi de Parkinson : « Une tâche nécessite toujours tout le temps dont on dispose pour l’effectuer. » Ainsi, il est possible de faire en 50 mn ce qu’on aurait fait en 1 h 15. Je suggère de ne jamais dépasser une heure, car au-delà, il est difficile de conserver l’attention de chacun. Si la réunion doit durer plus longtemps en raison de nombreux points à l’ordre du jour, l’organisateur peut instaurer une pause à mi-parcours pour relancer l’attention à la reprise. Évitez les questions diverses, car elles sont souvent sources de débordements.
Avec l’accentuation du télétravail, les réunions par visioconférence ont pris de l’ampleur et sont devenues un passage quasi obligé dans l’organisation des tâches pour les managers. Afin d’éviter quelques erreurs et d’en faire un temps efficace pour tous les participants, Francis Zentz, coach en entreprise et spécialiste de la gestion du temps, nous livre ses bons conseils.
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